Aspek SDM & Organisasi

Organisasi
Organisasi adalah sebuah kelompok yang terdiri dari dua atau lebih orang yang bekerja bersama-sama dalam suatu bentuk yang ditetapkan untuk mencapai sejumlah tujuan. Sebuah took kelontong yang dimiliki dan dioperasikan oleh sepasang suami isteri dapat disebut organisasi.
Seorang pembuat boneka mempekerjakan orang lain untuk membantu usahanya dan kemudian membagi tugas kepada masing-masing orang. Setiap orang yang melaporkan pekerjaannya kepada orang tertentu yang ditunjuk disebut pengorganisasian (organizing). Setelah organizing dilakukan, perusahaan memerlukan struktur organisasi, pola organisasi yang meliputi pembagian posisi dalam organisasi dan hubungan di antara posisi-posisi tersebut.
Diagram organisasi ialah diagram yang menggambarkan posisi dan hubungan dalam sebuah organisasi, mengungkapkan struktur organisasi perusahaan. Contoh bagan organisasi tampak dalam gambar di bawah ini :

Gambar 1. Bagan Organisasi

Pembentukan Departemen
Untuk mengembangkan struktur organisasi diperlukan identifikasi atas berbagai tugas dan tanggung jawab oleh manajemen perusahaan dan selanjutnya akan dilakukan pembentukan departemen untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab sesuai dengan fungsi masing-masing departemen.
Pembentukan departemen yang efektif didasarkan pada ciri perusahaan. Dengan pembentukan departemen yang tepat, perusahaan dapat mengurangi biaya dan meningkatkan nilai.
Ada beberapa metode pembentukan departemen, yaitu sebagai berikut :
1. Pembentukan departemen berdasarkan fungsi
Pembentukan departemen yang menerapkan metode ini dilakukan dengan alokasi tugas dan tanggung jawab sesuai dengan fungsi karyawan.
Departemen yang dibentuk berdasarkan fungsi diilustrasikan sebagai berikut :

Gambar 2. Departemen Berdasarkan Fungsi

2. Pembentukan departemen berdasarkan produk
Pembentukan departemen berdasarkan produk pada umumnya dilakukan oleh perusahaan besar yang membuat aneka produk. Tugas dan tanggung jawab dibagi berdasarkan jenis produk yang dihasilkan. Bagan organisasi pada gambar di bawah ini adalah contoh departemen berdasarkan produk (minuman, makanan dan restoran)

Gambar 3. Departemen Berdasarkan Produk
Banyak perusahaan yang membentuk departemennya berdasarkan produk maupun berdasarkan fungsi. Divisi tertentu dibagi berdasarkan produk dan setiap divisi produk dijadikan divisi departemen berdasarkan fungsi. Dengan demikian setiap divisi produk memiliki divisi pemasaran, keuangan dan produksi masing-masing. Sistem ini dipandang kurang efisien karena memerlukan banyak divisi. Meskipun demikian, jika perusahaan cukup besar, setiap divisi harus merekrut karyawan dalam jumlah yang memadai sesuai keperluan. Pembagian berdasar produk menjadikan karyawan bekerja berdasarkan spesifikasi produk.
Perusahaan yang membentuk departemen berdasar produk, biaya produksi untuk setiap produk akan lebih mudah diperkirakan. Oleh karena itu perusahaan dipandang sebagai satu rangkaian divisi bisnis yang masing-masing berdiri sendiri berdasar produk, dan laba setiap divisi dapat diidentifikasi berdasar jangka waktu. Dengan demikian kontribusi keuntungan dari setiap divisi dapat diketahui sehingga perusahaan dapat menentukan alternatif perluasan bagi divisi yang paling menguntungkan.
Perusahaan kecil atau sedang yang memproduksi beberapa jenis produk, pembentukan departemen berdasar produk kurang efisien di dalam pembagian tugas dan pekerjaan karyawan. Seorang manajer keuangan harus mampu mengelola semua tanggung jawab keuangan. Demikian pula dengan manajer pemasaran.
3. Pembentukan departemen berdasarkan lokasi
Pembentukan departemen berdasar lokasi diwujudkan dengan mendirikan kantor regional untuk menetapkan tanggung jawab pengelolaan daerah yang mempunyai ciri khusus secara geografis. Efektifitas sistem ini terletak pada minat konsumen terhadap lokasi perusahaan dan aneka produk yang ditawarkannya. Konsumen yang memerlukan produk perusahaan dapat berhubungan dengan kantor cabang perusahaan terdekat di lokasi geografis tertentu.
Pembentukan departemen berdasar lokasi dapat memudahkan perusahaan untuk menentukan biaya yang diperlukan. Oleh karena itu perusahaan dapat dipandang sebagai satu kesatuan divisi dari berbagai departemen yang terletak di berbagai lokasi. Berdasarkan keuntungan dari setiap departemen tersebut, perusahaan dapat menilai kinerja masing-masing departemen sebagai upaya pengembangan perusahaan dalam meningkatkan laba.


Bentuk Struktur Organisasi
Bentuk dasar organisasi diklasifikasikan dalam 3 kategori, yaitu :
1. Struktur Birokratis
Struktur birokratis ialah system manajemen yang didasarkan pada kerangka wewenang formal yang diiktisarkan dengan cermat dan dilaksanakan dengan tepat.
Menurut dimensi strukural umum, birokrasi dapat bercirikan sebagai berikut :
a. Tingkat ketepatan spesialisasi pekerjaan yang tinggi.
b. Pembentukan departemen berdasarkan fungsi.
c. Pola delegasi yang formal dan tepat.
d. Tingkat sentralisasi yang tinggi.
e. Rentang manajemen yang sempit sebagai dampak organisasi yang luas.
f. Posisi lini dan staf ditetapkan dengan jelas, dengan hubungan formal di antara keduanya.
Contoh : lembaga pemerintahan dan perguruan tinggi.
2. Struktur Organis
Struktur organis ialah system manajemen yang terdapat pada kerjasama dan wewenang berdasarkan pengetahuan. Struktur ini tidak seformal birokrasi sehingga lebih fleksibel. Struktur organis cenderung berdimensi structural sebagai berikut :
a. Tingkat spesialisasi kerja rendah.
b. Pembentukan departemen berdasarkan produk, lokasi atau konsumen.
c. Pola delegasi bersifat umum dan informal.
d. Tingkat desentralisasi tinggi.
e. Rentang manajemen luas.
f. Posisi lini dan staf tidak ditetapkan dengan tegas, dengan hubungan yang kurang formal.
Struktur organis cenderung lebih efektif ketika lingkungan perusahaan kompleks dan dinamis. Struktur ini memungkinkan perusahaan untuk memantau lingkungan dan bereaksi dengan cepat untuk berubah. Struktur ini lebih memerlukan kerjasama di antara para karyawan daripada yang berlaku dalam birokrasi. Karywan harus bersedia dan dapat bekerja sama dalam suasana informal dimana garis wewenang dapat berubah mengikuti situasi.
3. Struktur Matriks
Struktur matriks merupakan struktur organisasi terbaru dan paling kompleks. Struktur ini bercirikan system perintah berganda. Orang harus melapor kepada lebih dari seorang atasan pada waktu yang sama. Struktur matriks ialah struktur organisasi yang memadukan garis wewenang vertical dan horizontal. Struktur matriks terjadi ketika pembentukan departemen produk ditindihkan pada organisasi yang pembentukan departemennya dilakukan secara fungsional. Dalam organisasi matriks, wewenang didelegasikan baik ke bawah maupun mendatar.
Untuk mengetahui lebih jelas tentang struktur organisasi matriks, pertama dengan memperhatikan tatanan fungsional yang bersifat umum, dengan orang yang bekerja di departemen seperti pemasaran dan keuangan. Kemudian diasumsikan personel dari kedua departemen ini ditugasi dalam sebuah kelompok khusus yang bekerja dalam suatu tim dengan tugas mengerjakan sebuah proyek baru. Kelompok khusus ini merupakan departemen produk yang sesungguhnya. Manajer yang ditugasi dalam kelompok ini disebut manajer proyek. Setiap orang yang bekerja dalam kelompok ini, disamping melapor kepada manajer proyek, juga harus melapor kepada atasannya di departemen fungsional.

Manajemen Sumber Daya Manusia
Manajemen SDM dapat diartikan sebagai prose penggajian, pengembangan, motivasi dan evaluasi karyawan untuk mencapai tujuan perusahaan. Berbagai kebijaksanaan, prosedur dan program didesain untuk menciptakan kesesuaian antara pekerjaan dan orang yang mengerjakannya. Tujuan pendekatan ini adalah untuk memenuhi sebanyak mungkin kebutuhan dan mengembangkan kecakapan personil perusahaan agar tercapai peningkatan efisiensi dan untuk mengetahui kualitas karyawan yang mampu memenuhi tujuan perusahaan. Pendekatan sumber daya manusia seringkali berupa program untuk pengembangan minta dan bakat karyawan.
1. Perencanaan Sumber Daya Manusia
Perencanaan SDM merupakan pengembangan strategis untuk memnuhi kebutuhan SDM pada masa mendatang.Titik awal untuk perencaaan ini adalah perencanaan strategis perusahaan. Selanjutnya perencana dapat membuat prakiraan jumlah SDM yang diperlukan perusahaan. Perencana harus menetapkan apakah SDM yang diperlukan dapat dipenuhi, yakni mereka harus membuat peramalan atas penyediaan SDM dalam perusahaan. Terakhir, mereka harus mengambil langkah untuk menyesuaikan persediaan dan permintaan.
Tahapannya adalah :
a. Prakiraan permintaan SDM
b. Prakiraan penyediaan SDM
2. Perekrutan, Seleksi dan Orientasi Karyawan
a. Perekrutan Karyawan
Perekrutan karyawan ialah proses penarikan pelamar pekerjaan yang memenuhi kualifikasi. Tujuan penyelenggaraan perekrutan adalah untuk mendapatkan sejumlah pelamar yang sesuai dengan lowongan pekerjaan yang ditawarkan. Jumlah pelamar yang tepat harus sesuai dengan lowongan pekerjaan atau jabatan yang belum terisi.
Tata cara perekrutan karyawan yaitu :
• Perekrutan Eksternal
Perekrutan eksternal adalah upaya untuk menarik pelamar pekerjaan dari luar perusahaan. Sarana untuk perekrutan eksternal yang dapat digunakan antara lain iklan surat kabar, pengumuman di kampus perguruan tinggi dan lembaga penyalur tenaga kerja.
• Perekrutan Internal
Perekrutan internal dilakukan dengan mempertimbangkan karyawan yang ada untuk mengisi lowongan atau jabatan yang tersedia.
b. Seleksi Karyawan
Proses seleksi dilakukan untuk memilih pelamar yang memiliki kualifikasi sesuai dengan lowongan pekerjaan yang ditawarkan.
c. Orientasi Karyawan
Orientasi karyawan adalah proses pengenalan karyawan baru dengan perusahaan.
3. Keterampilan yang dicari oleh perusahaan
Melalui proses wawancara, perusahaan bermaksud untuk mendapatkan pelamar yang memiliki kualifikasi sebagai berikut :
a. Keterampilan dalam komunikasi tertulis.
b. Kecakapan dalam mengambil keputusan yang tepat.
c. Sikap terhdap pekerjaan.
d. Kecakapan komunikasi lisan.
e. Kematangan kepribadian dan sikap dewasa.
f. Kebiasaan kerja yang dapat dikembangkan.
g. Kecakapan menjalin hubungan antarpribadi.
4. Pengecekan Referensi
Perusahaan sebagai pihak yang akan menerima pelamar sebagai karyawan berusaha mengecek untuk mengetahui latar belakang dan referensi pelamar. Sekurang-kurangnya pihak perusahaan ingin mengetahuii pekerjaan dan gaji terakhir pelamar. Hal ini berlaku bagi pelamar yang pernah bekerja di suatu perusahaan atau lembaga lain. Dengan cara ini perusahaan dapat mengetahui reputasi, karakter dan gaya hidup pelamar. Untuk lulusan dari suatu lembaga pendidikan, pengecekan referensi dilakukan melalui nilai yang tertera pada transkrip.
5. Program Pelatihan dan Pengembangan Karyawan
a. Program Pelatihan
Bagian personalia yang membidangi SDM berusaha menyesuaikan karyawan dengan pekerjaan. Meskipun demikian target tersebut tidak mudah untuk terpenuhi. Oleh karena itu perusahaan harus memberikan pelatihan karyawan untuk dapat mengerjakan pekerjaan mereka dengan baik.
b. Pengembangan Karyawan
Pengembangan karyawan ditempuh dengan 4 jalur pendekatan yaitu pendidikan formal, penilaian, pengalaman kerja dan hubungan antarpribadi. Beberapa perusahaan memasukan pendekatan pengembangan tersebut.
6. Evaluasi Prestasi
Evaluasi prestasi ialah suatu system formal evaluasi dan peninjauan formal tentang prestasi kerja individu atau tim. Melakuakn evaluasi prestasi bukanlah pekerjaan yang mudah bagi manajemen SDM. Meskipun demikian penilaian prestasi merupakan suatu evaluasi yang harus dilakukan. Hasil evaluasi prestasi dijadikan dasar keputusan pengembangan, promosi, pengembangan, kenaikan gaji, pemberhentian dan rotasi.
7. Kompensasi Karyawan
Kompensasi atau imbalan kerja, yang meliputi gaji dan tunjangan, berhubungan erat dengan evaluasi prestasi. Karyawan yang melaksanakan pekerjaan dengan lebih baik cenderung memperoleh kenaikan kompensasi yang lebih besar. Pembayaran kompensasi dipengaruhi oleh beberapa factor, baik internal maupun eksternal.
8. Promosi, Rotasi dan Pemutusan Hubungan Kerja
a. Promosi
Promosi adalah peningkatan jenjang jabatan yang disertai wewenang, tanggung jawab dan kompensasi financial yang lebih besar.
b. Rotasi
Rotasi ialah pengalihan tugas dalam sebuah perusahaan dari satu jabatan ke jabatan lain yang setara dengan tingkat gaji yang sama.
c. Pemutusan Hubungan Kerja
Pemutusan hubungan kerja terjadi karena seorang karyawan meninggalkan perusahaan. Penyebabnya dapat karena pengunduran diri, penghentian, pemecatan atau pensiun.